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Gestion des lits : un logiciel pour optimiser les lits et les plages opératoires

PARIS, 17 février 2014 (Direct Hôpital) – Le logiciel de gestion des lits TimeWise permet d'améliorer l'organisation des établissements de santé en vérifiant à la fois la disponibilité des plages opératoires et des lits. Il fournit aussi aux managers de nombreuses statistiques et proposera prochainement un module de prospective.

La société Canyon Technologies, basée à Aubagne (Bouches-du-Rhône), a été l'une des premières à s'intéresser à la gestion des lits, dès 1995. "Nous nous sommes lancés à la demande d'un établissement qui voulait un développement sur mesure, et comme quelques cliniques se posaient des questions sur ce sujet, nous en avons fait un progiciel",  rappelle Thierry Martin, fondateur de la société.
 
Alors qu'à l'époque, "ce n'était pas absolument pas une problématique pour la majorité des établissements, encore moins les établissements publics", la situation a largement évolué. "Les cliniques s'y sont mises il y a une dizaine d'années, et les hôpitaux y arrivent aujourd'hui", observe-t-il. L'Anap accompagne depuis septembre 150 hôpitaux dans l'amélioration de leur gestion des lits (lire aussi : Les "gestionnaires de lits" vont se généraliser).
 
Le logiciel TimeWise a suivi cette évolution et est aujourd'hui un assistant "intelligent" qui propose des solutions d'organisation. Il équipe 200 établissements de santé publics et privés.
 
"Sa spécificité par rapport à beaucoup de concurrents est de lier la gestion des lits et des blocs opératoires", explique Thierry Martin. Lorsqu'un médecin décide d'hospitaliser un patient, le logiciel vérifie les capacités d'accueil de l'établissement pour s'assurer que l'intervention pourra avoir lieu à la date sélectionnée, en fonction des contraintes de lits et de blocs, de présence des chirurgiens, de place en Soins de suite, etc.
 
"Il est primodial de lier ces deux aspects", explique l'éditeur, "notamment dans le cas de la chirurgie ambulatoire, où les séjours ne durent que quelques heures et les disponibilités se gèrent par tranche horaire".
 
Concernant les admissions provenant des urgences, il explique que "chaque établissement définit ses règles de gestion en fonction de son volume moyen". Si ce volume atteint 20%, l'établissement peut programmer le logiciel pour que la capacité d'accueil pour les patients programmés représente 80% du total des lits. "TimeWise permet de lisser l'activité et d'arrêter les réservations en amont, quand on sait que ça finira par coincer."
 
Le logiciel fournit aussi de nombreuses statistiques d'activité, qui permettent aux gestionnaires de tirer des conséquences et de prendre des mesures de réorganisation. Par exemple, une hausse des sorties le matin permet l'entrée d'un nouveau patient dans l'après-midi, après bio nettoyage de la chambre. Les préconisations et indicateurs de l'Anap, qui permettent de visualiser les points forts et les faiblesses de l'établissement, sont intégrés au logiciel.
 
La société prévoit la sortie d'un module de prospective, en milieu d'année. "Il servira à savoir, en fonction de ce qui s'est déjà passé, si on risque d'avoir un problème", résume Thierry Martin. Par exemple, si un hôpital est habitué à avoir un taux de réservation de 50% à un mois, il verra venir les ennuis si un jour ce taux passe à 60 ou 70%. A l'inverse, si les réservations sont de 30%, il pourra anticiper une baisse d'activité et permettre à ses agents de poser des congés.
 
Une meilleure gestion des lits peut donc avoir un impact sur les ressources humaines, en plus d'être étroitement liée aux finances de l'établissement. "Un hôpital, c'est des coûts de matériel, de personnel, etc. Si on dit qu'il faut une infirmière pour trente lits, il vaut mieux qu'il y ait trente patients dans ces lits, et non quinze !" Une meilleure organisation permet aussi une diminution des heures supplémentaires et intérimaires, point capital dans un contexte de restriction budgétaire. /mb
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